在留外国人の増加に伴い、窓口業務や災害時の情報発信において言葉の壁に直面する場面が増えていないでしょうか。限られた予算と人員の中で、公平かつ正確な住民サービスを提供することは容易ではありません。
この記事では、多くの自治体が抱える多言語対応の課題を整理し、AI翻訳や映像通訳といった具体的な解決策から、実際に効果を上げている先進事例までを解説します。
読み終える頃には、あなたの自治体に最適な導入プランが見えてくるはずです。
今、自治体多言語対応が求められる理由
在留外国人の増加や災害時の情報伝達、複雑な行政手続きへの対応など、自治体を取り巻く環境は大きく変化しています。すべての住民が安心して暮らせる地域づくりのため、多言語対応は今や自治体の基本的な責務となりつつあります。
地域の在留外国人が年々増加しているため
日本国内における在留外国人数は過去最高を更新し続けており、国籍や言語も多様化しています。
これまでは特定の言語に対応していれば済んでいた地域でも、ベトナム語やネパール語、タガログ語など、より多岐にわたる言語へのサポートが必要不可欠となってきました。
総務省が推進する「多文化共生推進プラン」においても、言語による情報格差をなくし、すべての住民が安心して暮らせる地域づくりが求められています。これは単なるサービスの向上ではなく、自治体としての基本的な責務となりつつあります。
参考：総務省｜地域の国際化の推進｜多文化共生の推進
参考：総務省｜報道資料｜「地域における多文化共生推進プラン」の改訂
災害時に外国人住民への情報提供が不可欠なため
避難指示や防災情報が正確に伝わらないことは、外国籍住民の命に関わる重大なリスクとなります。
過去の大規模災害においても、言葉の壁によって避難所への移動が遅れたり、支援物資の情報を得られなかったりするケースが報告されました。
災害発生時の混乱した状況下では、即時性と正確性を兼ね備えた多言語での情報発信体制が求められます。平時から仕組みを整えておくことが、有事の際の被害を最小限に抑える鍵となります。
参考：総務省「災害時における外国人対応について」
参考：熊本地震では避難所すら知らなかった…急増する在留外国人、母国語で支援情報伝えるネットワークの構築進む：地域ニュース : 読売新聞
行政手続きが複雑化しているため
日本の行政手続きは日本人にとっても複雑であり、日本語を母語としない住民にとってはさらに高いハードルとなります。年金、税金、子育て支援、ゴミ出しのルールなど、生活に必要な情報は多岐にわたります。
誤った理解のまま手続きが進むと、後々のトラブルや未納問題に発展する可能性もあります。正確な理解を促し、円滑に窓口業務を進めるためにも、職員個人の語学力に頼らない組織的な多言語対応の仕組み作りが急務です。
自治体の現場が抱える多言語対応の課題
多言語対応の必要性は理解していても、実際の現場では人材不足や予算の制約、翻訳精度への不安など、さまざまな課題に直面しています。
ここでは、自治体が多言語化を進める上で具体的にどのような問題を抱えているのかを見ていきます。
専門人材と予算が不足している
多言語対応を進める上で最大の壁となるのが、通訳や翻訳ができる専門人材の確保と、それに伴う人件費の問題です。
すべての言語に対応できる職員を常駐させることは現実的ではなく、外部の通訳者を毎回手配する予算も限られています。特に小規模な自治体では、専任の担当者を置くことさえ難しく、他の業務と兼務しながら対応せざるを得ないのが実情です。
コストを抑えつつ、いかに効率的に対応体制を構築するかが大きな悩みとなっています。
翻訳精度への不安と責任問題が生じている
無料の翻訳ツールは手軽である一方、行政文書として求められる正確性を担保できないというリスクがあります。誤訳によって住民に不利益が生じた場合、その責任は自治体が負うことになります。
特に専門用語が多い申請書類や、法的な意味合いを持つ通知文の翻訳においては、ニュアンスの違いが大きな問題に発展しかねません。
機械翻訳のスピードと、人間による確認の正確性をどうバランスさせるかが、実務担当者の頭を悩ませるポイントです。
対応言語数の拡大が求められている
地域に住む外国人の国籍が多様化するにつれて、対応すべき言語の数も年々増加しています。英語や中国語、韓国語といった主要言語だけではカバーしきれないケースが増えており、マイナー言語への対応を求める声も強まっています。
しかし、需要が少ない言語のために専用の通訳を確保することは費用対効果の面で難しく、現場では「どこまで対応すればよいのか」という線引きに苦慮しています。柔軟に対応できるシステムの導入が求められているのです。
自治体におすすめの多言語対応ツールと手法
限られた予算と人材の中で多言語対応を実現するには、適切なツールと手法の選択が重要です。ここでは、自治体の現場で実際に活用されている効果的な多言語対応の方法を紹介します。
【関連記事】ホームページ自動翻訳ツールおすすめ8選！選び方や注意点を徹底解説 | CROSS LANGUAGE コラム
AI翻訳システムを活用する
近年のAI技術の進化により、機械翻訳の精度は飛躍的に向上しており、自治体専用の学習データを搭載したシステムも登場しています。行政独自の専門用語や言い回しを学習しているため、汎用的な翻訳ツールよりも高い精度での翻訳が可能です。
Webサイトの自動翻訳だけでなく、窓口でのチャット対応やメール返信など、テキストベースのコミュニケーションにおいて大きな力を発揮します。職員が日本語を入力するだけで即座に多言語へ変換できるため、業務効率が大幅に改善されます。
例えば、クロスランゲージの「WEB-Transer@ホームページ」は、自治体サイト向けにおすすめのAI翻訳システムとして多くの自治体で導入されています。行政特有の表現に対応し、訳質の管理機能も備えた実用的なソリューションです。
WEB-Transer＠ホームページ AI – 【公式】株式会社クロスランゲージ
映像通訳と電話通訳を導入する
タブレットやスマートフォンを活用した映像通訳・電話通訳サービスは、リアルタイムでの会話が必要な窓口業務に最適です。画面越しにプロの通訳オペレーターとつながることで、言葉だけでなく表情や資料を見せながらのコミュニケーションが可能になります。
英語や中国語だけでなく、マイナー言語も含めた多言語に24時間365日対応しているサービスも多く、夜間窓口や救急搬送などの緊急時にも役立ちます。常駐スタッフを雇うよりも低コストで、必要な時だけ利用できる点が大きなメリットです。
クロスランゲージでは、24時間365日対応の法人向けの映像通訳サービス「みえる通訳」や3者間電話通訳サービスを提供しており、窓口業務での即時対応が可能です。翻訳ソフトやAI翻訳システムと組み合わせることで、総合的な多言語対応体制を構築できます。
法人向け3者電話通訳サービス – 【公式】株式会社クロスランゲージ
みえる通訳 – 【公式】株式会社クロスランゲージ
やさしい日本語を取り入れる
ツールに頼るだけでなく、「やさしい日本語」を活用することも非常に有効な多言語対応の一つです。やさしい日本語とは、難しい単語や言い回しを避け、外国人にも分かりやすく言い換えた日本語のことです。
例えば「高台に避難してください」を「高いところへ逃げてください」と言い換えるだけで、伝わりやすさは格段に上がります。
英語が苦手な外国人住民も多いため、共通言語としての日本語を簡易化することは、コストをかけずに即実践できる最も基礎的な対応策と言えます。
失敗しない多言語対応ツールの選び方
多言語対応ツールは数多く存在しますが、自治体の実情に合わないものを選ぶと費用だけがかさみ、現場で活用されない結果になりかねません。
ここでは、ツール選定時に必ず確認すべき重要なポイントを解説します。
【関連記事】失敗しない翻訳ツールの選び方！押さえたい10項目&おすすめ製品 | CROSS LANGUAGE コラム
導入目的とコストのバランスを見極める
ツール選定においては、「どの業務で」「どの程度の頻度で」使用するかを明確にすることが重要です。窓口での簡単な案内が主であればAI音声翻訳機で十分な場合もありますし、生活相談などの深い対話が必要ならば映像通訳が適しています。
高機能なシステムほど導入コストやランニングコストは高くなるため、すべての業務を一つのツールで解決しようとせず、用途に合わせて複数の手段を組み合わせることが予算抑制のポイントです。
まずは利用頻度の高い部署から試験的に導入し、効果を測定してから全庁展開する方法もおすすめです。
セキュリティレベルと操作性を確認する
自治体で扱う情報は個人情報を含む機密性の高いものが多いため、セキュリティ対策は必須条件です。無料のクラウド翻訳サービスの中には、入力したデータが学習用として二次利用されるリスクがあるものも存在します。
選定の際は、データがログに残らない仕様や、通信が暗号化されている有料の法人向けサービスを選ぶ必要があります。
また、現場の職員が直感的に使える操作性も重要です。多機能すぎて使い方が複雑だと、結局使われずに形骸化してしまう恐れがあるため、導入前のトライアル利用をおすすめします。
災害時や緊急時にも利用できるかを検証する
平常時だけでなく、災害による停電や通信障害が起きた際にも使えるかどうかも確認すべき重要な視点です。クラウド型のサービスはインターネット接続が切れると利用できなくなるため、オフラインでも使用できる翻訳機を予備として配備しておくなどのリスク管理が求められます。
また、災害時はアクセスが集中してサーバーがダウンする可能性も考慮し、アナログな「指差し会話シート」や多言語版の防災マニュアルを紙媒体で準備しておくなど、デジタルとアナログの併用を前提とした選定が必要です。
多言語対応に成功している自治体の事例
自治体による多言語対応は、在留外国人への情報提供や災害時の緊急連絡において重要な役割を果たします。
ここでは、翻訳精度やコスト面での課題を克服し、実際に多言語サイトの運用改善に成功した自治体の取り組みを紹介します。
千葉県浦安市の翻訳精度重視による多言語サイト改善事例
千葉県浦安市では、約4千人の在留外国人と海外からのアクセスに対応するため、多言語サイトの運用を行っていました。
しかし、従来の翻訳サービスでは「英語として意味が成り立たない」「表現がおかしい」といった訳質の問題が指摘され、2021年に多言語対応方法を見直しました。
複数の自動翻訳サービスで訳質比較を実施した結果、自治体向け AI翻訳エンジンを搭載した「WEB-Transer@ホームページ」を導入し、訳質とコストの両面で改善を実現しています。
【関連記事】千葉県浦安市役所 – 【公式】株式会社クロスランゲージ
東北地方某自治体の災害時情報発信を見据えた多言語対応
東北地方某自治体では、約400人の在留外国人に対して災害時や緊急時の正確な情報発信が課題となっていました。
無償の翻訳サービスも検討しましたが、ワクチン接種や避難情報など命に関わる情報では誤訳が許されないと判断し、翻訳精度の高い有料サービス「WEB-Transer@ホームページ AI翻訳 for LG」を導入しました。
翻訳結果を修正できる管理機能も備わっており、コストをかけてでも正確な情報提供体制を整えた価値があったと評価されています。
まとめ
この記事の要点をまとめます。
- 在留外国人の増加や災害対策の観点から、平時からの多言語対応体制の構築は自治体の必須課題である。
- 予算や人材不足を補うためには、AI翻訳、映像通訳、やさしい日本語を適材適所で組み合わせるハイブリッドな運用が効果的である。
- ツール選定時はセキュリティレベルと操作性を重視し、まずはスモールスタートで現場の負担を減らすことから始めるとスムーズに進む。
自治体の多言語対応は、単なる通訳の提供ではなく、すべての住民が安心して暮らせるためのインフラ整備です。まずは現状の課題を洗い出し、コストをかけずにできる「やさしい日本語」の実践や、無料トライアルが可能なツールの試用から一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。
自治体の多言語対応は、クロスランゲージにお任せください。国内1,000以上のサイトで導入されるホームページ自動翻訳サービスなら、低コストで情報発信が可能です。
広報誌などは専門翻訳サービスで正確に対応します。窓口業務には3者間通訳や、映像でサポートするみえる通訳が最適です。住民や観光客へスムーズに情報を届け、言葉の壁がない安心の行政サービスを実現しませんか。
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多言語自動翻訳サービス(英語・中国語・韓国語・タイ語・欧州語) – 【公式】株式会社クロスランゲージ
